【ケース2】新製品のプロモーションにサイトを活用している場合
この場合、もっとも重要なポイントは「実物のデモによる合意形成」です。つまりサイト上で仮組みから公開までがスピーディに完結することです。
複数の部門が共同で新商品のプロモーションを進める例を考えてみましょう。
例えば、営業は商談機会の獲得、販促はリード獲得、製造は製品情報を正確かつ最新の状態に管理するなど各部署ごとにサイトに求める要件は異なります。これらの部門間で合議が必要な場合「その場で最終的な合意を得られる」ことが非常に重要です。つまり「異なる要望に対し、同じ画面（＝サイト）上で要件の確認・変更ができること」が求められます。逆に言えば、こうした要件を満たすように設計されたシステムでないと業務の上では使い物になりません。
現状ではどうでしょうか？
新商品の説明ページが欲しいと言われた場合、Web担当者は手早く説明ページをパワポで「仮組み」して会議に臨むでしょう。大画面に写しながら説明し始め、「製品画像の位置変えて」「追加リンク設置して」という声が上がったとしても、パワポ上でなら修正は可能です。
しかし、パワポでの合意を元にデモサイトを作成しプレビューしてみると、前回とは違った要望が出てきたりします。するとまたパワポの作り直しから始まることになり、結局修正ごとに何度も無駄な行き来を繰り返すハメになります。さらに社内に制作スタッフが居なかった場合、都度外注しなければならないため、制作費用もかさみます。スケジュールもその分遅れてしまいます。挙げ句、関係部署の合意が取れやっと本番公開に至ったのもつかの間、「あれ？なんか違うね。変えてくれる？」とか言われたりしたら、たまったものではありませんよね。
こういったことを防ぐためにも、「実物」でデモ・確認できるということは大変重要です。このポイントを抑えてCMSを導入すれば、部署間の合意もスピーディに得られ、企画から公開までのスケジュールも着実に早めることができるようになるでしょう。
【ケース3】組織変更が起こり得る会社の場合
この場合、もっとも重要なポイントは「検索機能と承認機能の充実」です。
組織変更のフローを考えてみましょう。
組織変更が決まったら、まず「旧部署名」がどこにどれだけ使用されていたかを網羅的に把握し、変更する必要があります。このため、検索・置換機能が必須となります。
旧部署と紐づく電話番号の記載なども漏れなく抽出しなければなりません。あるいは使わなくなったFAX番号が残っているかもしれません。過去にPDFで出された販促資料などに掲載されていることが多いので、こうしたファイルを検索できることも大変重要です。また、表に見えている部分だけでなく、メタ情報などにも配慮が必要です。ぬかりなく検索・抽出できるようにしておきましょう。
修正が終われば、次は関係部署の確認と承認が必要でしょう。承認の回答タイミングは部署ごとにまちまちですので、公開までには幾つものリビジョンができることになります。公開までにそれらを維持管理し、組織変更の施行日にはタイムリーに公開することが求められます。
現状ではどうでしょうか？
エディタや Dreamweaver などは検索機能はあっても、各部署の回覧には不向きです。一方、ワードやエクセルは回覧には便利でも、Webサイトの修正には別のツールが必要なためヒューマンエラーを防ぐフローも必要です。効率的かつ正確に更新作業を進めるには、検索機能と承認機能の両方を兼ね備えた環境整備が欠かせないのです。
これらの要件を満たせるよう修正・承認フローを設計すれば、正しく安全に組織変更をリリースできるでしょう。