2019年02月27日カテゴリ:Webサイト運用

悩めるWeb担当者必見!初めてのCMS導入を成功させる4つのポイント

悩めるWeb担当者必見!初めてのCMS導入を成功させる4つのポイント

CMS」(Contents Management System)とは、「Webサイトのコンテンツをマネジメントするシステム」のこと。

当ブログをご覧頂いている方の中には、既に導入・運用済みという方もいれば、これから新たにCMSを導入することが決定しているものの、現状のサイトをどうやってCMS化すればよいか具体的なイメージがつかめず、途方に暮れている方もいるのではないでしょうか?

日々部署ごとに寄せられる複雑なニーズに対処することで精一杯だったり、前任者の属人的な運用ルールに慣れることに必死で、何から手をつければ良いのか、考える時間も取れずにいるWeb担当者は意外と多いものです。

そこで今回は、未だCMSを導入・運用したことが無いWeb担当者向けに、新たに導入する際に押さえておきたいポイントについて、具体的な運用ケースごとに解説してみたいと思います。

【ケース1】製品情報の情報量が多い場合

この場合、もっとも重要なポイントは「サイトの網羅的な把握」です。
BtoBのメーカーを例に考えてみましょう。

Web担当者としてサイトをきちんと運用するためには、製品に関する膨大な情報を網羅的に把握しておかなければなりません。具体的には、製品毎に製品情報として用意されているファイルの種類や数がどれだけあるかを整理して理解しておく必要があります。

また、情報のリリース時期によっては公開しても良いものとそうでないものがあります。なので単に情報のありかだけでなく、ステータス管理も重要です。現在公開中の製品ページはもちろん、近日リリース予定で公開待ちのページ、次のリリースに向けて未だ編集中のページなども全て網羅しておかなければ、管理などおぼつきません。

現状ではどうでしょうか?

十数ページのサイトなら全てのページと画像やファイル、公開タイミングを担当者一人で把握することも不可能ではないでしょう。しかし、100ページあるいは1,000ページといったボリュームを人間が網羅的に把握するのは至難の業です。仮に現状出来ているとしても、膨大な人数と時間を費やしさまざまなツールを駆使してなんとか運用している、という状況ではないでしょうか。

「サイトの把握」というポイントを踏まえてCMSの運用体制を整えれば、サイトを網羅的に把握でき、仮にお客様から問い合わせがあったり、広報部署から情報の公開タイミングに関する問い合わせといったニーズに対して、サイトの管理者としていつでも的確に応えることが可能となるでしょう。

【ケース2】新製品のプロモーションにサイトを活用している場合

この場合、もっとも重要なポイントは「実物のデモによる合意形成」です。つまりサイト上で仮組みから公開までがスピーディに完結することです。
複数の部門が共同で新商品のプロモーションを進める例を考えてみましょう。

例えば、営業は商談機会の獲得、販促はリード獲得、製造は製品情報を正確かつ最新の状態に管理するなど各部署ごとにサイトに求める要件は異なります。これらの部門間で合議が必要な場合「その場で最終的な合意を得られる」ことが非常に重要です。つまり「異なる要望に対し、同じ画面(=サイト)上で要件の確認・変更ができること」が求められます。逆に言えば、こうした要件を満たすように設計されたシステムでないと業務の上では使い物になりません。

現状ではどうでしょうか?

新商品の説明ページが欲しいと言われた場合、Web担当者は手早く説明ページをパワポで「仮組み」して会議に臨むでしょう。大画面に写しながら説明し始め、「製品画像の位置変えて」「追加リンク設置して」という声が上がったとしても、パワポ上でなら修正は可能です。

しかし、パワポでの合意を元にデモサイトを作成しプレビューしてみると、前回とは違った要望が出てきたりします。するとまたパワポの作り直しから始まることになり、結局修正ごとに何度も無駄な行き来を繰り返すハメになります。さらに社内に制作スタッフが居なかった場合、都度外注しなければならないため、制作費用もかさみます。スケジュールもその分遅れてしまいます。挙げ句、関係部署の合意が取れやっと本番公開に至ったのもつかの間、「あれ?なんか違うね。変えてくれる?」とか言われたりしたら、たまったものではありませんよね。

こういったことを防ぐためにも、「実物」でデモ・確認できるということは大変重要です。このポイントを抑えてCMSを導入すれば、部署間の合意もスピーディに得られ、企画から公開までのスケジュールも着実に早めることができるようになるでしょう。

【ケース3】組織変更が起こり得る会社の場合

この場合、もっとも重要なポイントは「検索機能と承認機能の充実」です。
組織変更のフローを考えてみましょう。

組織変更が決まったら、まず「旧部署名」がどこにどれだけ使用されていたかを網羅的に把握し、変更する必要があります。このため、検索・置換機能が必須となります。

旧部署と紐づく電話番号の記載なども漏れなく抽出しなければなりません。あるいは使わなくなったFAX番号が残っているかもしれません。過去にPDFで出された販促資料などに掲載されていることが多いので、こうしたファイルを検索できることも大変重要です。また、表に見えている部分だけでなく、メタ情報などにも配慮が必要です。ぬかりなく検索・抽出できるようにしておきましょう。

修正が終われば、次は関係部署の確認と承認が必要でしょう。承認の回答タイミングは部署ごとにまちまちですので、公開までには幾つものリビジョンができることになります。公開までにそれらを維持管理し、組織変更の施行日にはタイムリーに公開することが求められます。

現状ではどうでしょうか?

エディタや Dreamweaver などは検索機能はあっても、各部署の回覧には不向きです。一方、ワードやエクセルは回覧には便利でも、Webサイトの修正には別のツールが必要なためヒューマンエラーを防ぐフローも必要です。効率的かつ正確に更新作業を進めるには、検索機能と承認機能の両方を兼ね備えた環境整備が欠かせないのです。

これらの要件を満たせるよう修正・承認フローを設計すれば、正しく安全に組織変更をリリースできるでしょう。

【ケース4】緊急告知を出す必要がある場合

この場合、もっとも重要なポイントは「細かな権限設定」です。
緊急告知の一般的なフローを考えてみましょう。

例えば、Web担当者が外出中に、社内の危機管理の担当者から緊急告知掲載の要請を受けたとします。文書はこれで、と既に用意された告知文をスピーディに入力し、プレビューの準備をしなければなりません。掲載場所の多くはWebサイトのトップページ最上部付近です。掲載の準備が整ったら、必要な部署にだけ回覧し承認を得るよう手配、承認が揃い次第本番公開となります。

複数の告知を同時に対処しなければならない場合、危機管理の担当者と連携し手分けする可能性も考えられます。掲載終了のタイミングも重要です。

こうした局面にスムーズに対処するには、掲載開始から終了までのタイムラインを綿密に相談、共有しておくことが肝心です。そして、これらの段取り全てが通常運用とは別のフローで整備されていなければなりません。

つまり、いつでも告知でき、告知用エリアが確保され、同時に複数掲載も可能で、個別に上げ下げするタイミングを制御でき、通常運用と棲み分けられているためには、各局面で柔軟かつ細やかな権限が設定できなければなりません。

一方、告知内容の性格上アクセシビリティへの配慮も忘れてはなりません。また、出先から社内と連携するといった場合には、通信のセキュリティが担保されている必要もあります。

これらの要件を満たすよう運用フローが整備されれば、CMSを導入しても安全かつ的確に緊急告知を制御できることでしょう。

 

【結論】自社のWebプレゼンス向上という目的達成のために、CMSを活用しよう!

上記4つのケースでもお分かりのとおり、CMS導入には、自社のニーズ・要件に合わせることが大変重要です。CMSは「選ぶもの」ではありません。人がこれまで時間を掛けてやってきたことを具体的な要件に落とし込み、「システム化」(=設計)することが必要なのです。

CMSは「積極的にサイトを制御するため」には大変有効なツールです。これから導入を担当する方には導入をゴールとせず、Webサイト運用の本来の目的である自社のWebプレゼンス(Webにおける企業等の存在感)向上を目指して、ぜひ使いこなしていただきたいと思います。

 

方向性が決まったら

自社のニーズ・要件もまとまりCMS導入の方向性が決ったら、次は具体的な機能の選定・比較検討の段階です。こちらの記事では目的に見合った比較検討のヒントを紹介しています。参考までにご覧ください。

自社内でのCMSの機能選定や比較検討は難しい、という方には弊社でCMS導入に関するご相談も承っております。下記フォームからお気軽にお問い合わせください。

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