2016年04月26日Webサイト運用

新任Web担当者必見!自社サイトの運用レベルをチェックする7つのポイント

新任Web担当者必見!自社サイトの運用レベルをチェックする7つのポイント

4月といえば人事異動の季節。
新たにWeb担当者に着任した方も多くいらっしゃることでしょう。

そんな新人Web担(「うぇぶたん」といいます)のみなさまへ、自社サイトが健全に運営されているかをチェックするためのポイントをご紹介します。
ベテランWeb担の方とっても業務の棚卸しや改善のため参考になると思います。

1.ガイドラインは整備されているか?

サイト運営に欠かすことのできないガイドライン、きちんと整備されかつメンテナンス可能な状態にあるかチェックしましょう。

ガイドラインといえばデザインやコーディング、CMS運用といった代表的なものから作業・承認フローや文章・平仄(ひょうそく)に関するルールまでさまざまありますが、これらのガイドラインが体系的に整備され、いつでも参照可能な状態が保たれていることは業務効率の点でも重要です。

見落とされがちなルールとして、ドメインやディレクトリの使い方があります。

特にキャンペーン・プロモーション目的で公開期間が決まっているサイトに多いのですが、その都度決めているとURLの表記が非統一となるばかりでなく、リンク切れとなった(公開終了したはずの)サイトやページが検索可能な状態で放置されるといった問題も発生します。

こうしたルールをあらかじめ定めておくことでURLもわかりやすく整理され、サイトのメンテナンスも容易となります。

2.組織的な運営体制

広範で専門的な知識を必要とするWebサイト運営、実は属人化しやすい業務でもあります。

更新作業がHTMLの知識がある担当者に集中していて、その担当者が不在の時は必要な更新ができなかったり、あるいはパートナー企業にまかせっきりで自社サイトが設置されているサーバの状況すらまったく把握していない、といったことも起こりがちです。

こうした事態を防ぐため委員会などを設置し組織で運営する必要があるのですが、こうした組織がない場合は要注意です。

主幹となる部門を中心に、各部門のニーズをくみ上げる仕組みを作っておくとコンテンツ面でも拡充を図ることもできます。
(特に営業部門を巻き込むことがポイントです!)

次のリスクアセスメントとも絡むのですが、災害時などBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)におけるWebの役割の大きさを考えると、組織としてWebサイトを運営することは今後ますます重要になっていくでしょう。

3.リスクアセスメント

企業がWebサイトを持つことが当たり前となった現在、Webサイトそのものが直面するリスクをはじめ、さまざまなリスクに対処していくことは運営者としての義務でもあります。

サイトの改ざんやDoS攻撃といったサーバ・インフラ面でのリスク対策はもちろん、セキュリティポリシーをはじめとしたルールの制定(とメンテナンス)は信頼出来る企業サイトとしての基本的な施策といってよいでしょう。

隠れたリスクとして、著作権に関するものがあります。

優れた文章も実は別サイトから(ほぼ)コピペであったり、ライセンスフリーだと思っていた画像も実はライツマネージド(使用制限がある素材)だったりすると思わぬ火種になりかねませんので、公開前に厳しくチェックする体制も整えておく必要があります。

4.アクセスログ解析と効果測定

アクセスログ解析のツールが導入されていることが多いと思いますが、導入後も定期的にレポーティングを行い、その結果を次のアクションへ活かさなければ導入した意味がありません。

ECサイトやプロモーションサイトなど、Webサイトのパフォーマンスがそのまま業績に直結するケースではまだしも、例えばコーポレートサイトの場合はアクセスのボリュームもサイクルも一定化してくるので、いつの間にか放置されてしまうケースも多いようです。

また、定期的にアクセスログ解析は行っているものの、アクセス数やCV数だけ見て今後の改善やアクションへ活かされていないといった例も数多く見られます。

このようなケースではそもそもKGIとKPIといった指標も定められていないことも多いので、まずはサイト運営の目的とその指標が明確化されているか、そして効果測定が定期的に行われているか確かめておきましょう。

5.更新頻度

企業やサイトの規模によって異なるので目安となる数値をここで提示することはできませんが、更新頻度もWebサイト運営の健全性を測る一つの指標となります。

更新頻度が高いとユーザーから見ても企業活力があるように感じられ、また質の高いコンテンツが追加されていくことで検索エンジンの評価も高まります。
もちろん、SEOだけを意識して更新頻度を上げるような施策は無意味であることは言うまでもありませんが。

少なくともニュースリリースなど必要な情報が適切なタイミングで提供することができているか、確認しておきましょう。

6.定型業務化

ドメインやSSL、あるいはサーバなど外部に委託している業務やインフラについては定期的に契約更新のタイミングがやってきます。

こうした契約事に関してはうっかり更新漏れを防ぐため、定型業務化しておきましょう。

同様に制作会社とも契約を結んでいると思いますが、業務委託契約については状況によって更新内容に見直しが発生することもあり、社内承認も時間がかかります。
なので、このような手続きごとには余裕のあるスケジュールをもってプロジェクト化しておくことをおすすめします。

7.年間運用計画

これまでに上げてきた各種タスクは年間を通じた運用計画としてドキュメント化しておくと業務が効率的となります。

急な人事異動や退職といった事態に際しても、新しい担当者への引き継ぎがスムーズに進みます。

また、ビジネスブログなどオウンドメディア運営におけるネタ切れ防止の秘策として、コンテンツカレンダーの作成があります。

※コンテンツカレンダーについてはこちらの記事で詳しく紹介していますのでご参照ください。

まとめ

いかがでしょう?

7つのポイントは企業としての自社サイト運用に関わる重要な要件になります。これらの項目に不備や欠落があると、結果として何らかの形で運営に支障が出ていると思われます。

新しい業務や慣れてきたこの時期、包括的にWebサイト運営のおさらいするにも良い機会となるのではないでしょうか。

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