【ケース4】緊急告知を出す必要がある場合

この場合、もっとも重要なポイントは「細かな権限設定」です。
緊急告知の一般的なフローを考えてみましょう。

例えば、Web担当者が外出中に、社内の危機管理の担当者から緊急告知掲載の要請を受けたとします。文書はこれで、と既に用意された告知文をスピーディに入力し、プレビューの準備をしなければなりません。掲載場所の多くはWebサイトのトップページ最上部付近です。掲載の準備が整ったら、必要な部署にだけ回覧し承認を得るよう手配、承認が揃い次第本番公開となります。

複数の告知を同時に対処しなければならない場合、危機管理の担当者と連携し手分けする可能性も考えられます。掲載終了のタイミングも重要です。

こうした局面にスムーズに対処するには、掲載開始から終了までのタイムラインを綿密に相談、共有しておくことが肝心です。そして、これらの段取り全てが通常運用とは別のフローで整備されていなければなりません。

つまり、いつでも告知でき、告知用エリアが確保され、同時に複数掲載も可能で、個別に上げ下げするタイミングを制御でき、通常運用と棲み分けられているためには、各局面で柔軟かつ細やかな権限が設定できなければなりません。

一方、告知内容の性格上アクセシビリティへの配慮も忘れてはなりません。また、出先から社内と連携するといった場合には、通信のセキュリティが担保されている必要もあります。

これらの要件を満たすよう運用フローが整備されれば、CMSを導入しても安全かつ的確に緊急告知を制御できることでしょう。

【結論】自社のWebプレゼンス向上という目的達成のために、CMSを活用しよう！

上記4つのケースでもお分かりのとおり、CMS導入には、自社のニーズ・要件に合わせることが大変重要です。CMSは「選ぶもの」ではありません。人がこれまで時間を掛けてやってきたことを具体的な要件に落とし込み、「システム化」（＝設計）することが必要なのです。

CMSは「積極的にサイトを制御するため」には大変有効なツールです。これから導入を担当する方には導入をゴールとせず、Webサイト運用の本来の目的である自社のWebプレゼンス（Webにおける企業等の存在感）向上を目指して、ぜひ使いこなしていただきたいと思います。