2018年06月27日Webサイト運用

社名が変わる?!その時会社のWebサイトはどうすればいい?転ばぬ先の8つのポイント

社名が変わる⁈その時会社のWebサイトはどうすればいい?転ばぬ先の8つのポイント

事情はさまざまですが、勤めている会社の「社名が変わる」という現象が起きる時があります。

Web担当者にとっては

「CIどうするの?」
「リニューアルするの?」
「ドメインどうするの?」
「URLをたくさん印刷してるけど…」

など、不安と疑問が噴出する一大イベントです。

大事なことを見落としてしまわないように、今回は具体的なケースを例に対処方法のポイントを解説します。

社名が変わるときのパターン

そもそも「社名が変わる」といっても様々なケースがありますので、一つの複合的な例を元に見ていくのがわかりやすいと思います。

今回は同資本で複数の事業会社で構成していたグループ企業が、将来の上場を見据えて持ち株会社傘下のグループ体制へと再編する場合を想定します。

グループ体制変更例

■変更前
 A社
 B社(A社が100%株主の子会社)
 C社(A社が100%株主の子会社)
 ↓
■変更後
 ABCホールディングス社(持ち株会社)
 A社(ABCホールディングスの子会社)
 B&C社(ABCホールディングスの子会社、B社にC社を吸収合併)

商号変更と(合併や分社に伴う)新会社登記という手続きが発生しますが、いずれの場合も新しい社名と前の社名の関係をどのように位置づけ、段階的にどうやって移行していくか?という点が重要なポイントです。

ドメインの問題はインターネットの世界では一番重要

サイトのデザインやロゴの形よりも、インターネットの世界ではURLを構成するドメインの文字列が一番重要です。

特に会社組織の場合、その文字列が表す会社が信用置けるかどうか?ということがコミュニケーションが成立する要件の一丁目一番地にあります。

ドメインと信頼性については、こちらの記事もご参照ください。
「公式Webサイト」であることを証明する方法について

特に今回のケースのように、もともとの事業はそれなりに歴史があるのに、持ち株会社は全く新しい新参者の企業である場合、インターネット上の認知や検索エンジンの評価という点でほぼゼロリセットになってしまいます。

A社とB社とC社でABCというのは人間には理解できますが、検索エンジンはにそこまでの類推力を期待はできません。
まず、新しい社名に即した文字列でドメインを取得し、そのドメインと既存のA社、B社、C社との関係を明らかにできるようにコンテンツを構成していく必要があります。

とても大事(かつ見落とされがち)なメールアドレス問題

ドメインの変更や問い合わせ経路の整理の際に、忘れてはいけないのがメールアドレスのドメイン問題があります。

人が紐づいているメールアドレスだけでも厄介ですが、システムからの自動応答のメールアドレスのドメインをどうするか?は、慎重に考えなくてはなりません。

自動返信のメールアドレスと、それを受けて担当者から個別にアプローチするメールアドレスのドメインが異なっているとユーザーに不信感を与えることになります。

CRMなどのASPサービスを使っている場合、設定を忘れてしまう場合があるので気を付けましょう。

スパムメール扱いになってしまいユーザーに届かなくなってしまうこともあるので、設定の確認&テストも忘れずに。

存続するサイトと廃止するサイト

今回のケースの場合、ABCホールディングスのサイトは新たに新設され、A社のサイトは存続します。

問題はB社とC社ですが、B社を存続会社としてC社を消滅会社としたので、B社のサイトにC社のコンテンツを統合していくのが実態には合っているように思えます。

しかしB社は存続会社でありながら社名も変わる(商号変更)ので、必然的にドメインも変わります。

すなわち、B&C社という社名になった瞬間にインターネット上では新参者であり信用が無い状態なのです。
(持ち株会社のABCホールディングス社も同様です。)

B社・C社の場合は新しい社名で新ドメインの新サイトを作り、それぞれのサイトから段階的にコンテンツを移行していくのが丁寧なやり方と言えます。

ユーザーに迷惑をかけないためにも、それぞれの旧サイトから新サイトへ転送するよう設定する必要がありますが、変更前のそれぞれのサイトにおいて、十分なコンテンツあったりドメイン運用の歴史が長い場合、SEO的な評価の引き継ぎも考慮するべきです。

問い合わせを受け付ける経路とプライバシーポリシー

持ち株会社化するにあたって、事業会社と持ち株会社の間で組織の役割・機能が分かれます。

事業会社のことは事業会社に、持ち株会社についてのことは持ち株会社にそれぞれ問い合わせてもらえるようにナビゲーションをしっかりと設計する必要があります。

ユーザーが情報を送信するにあたって同意するプライバシーポリシーと、受け付けた後の個人情報の取り扱いの実態に合わせて、A社、B社、C社それぞれの同意事項についてもメンテナンスが必要です。

具体的には、A社に対して持ち株会社に関わる内容の問い合わせが入ったときに、ユーザーに対して「改めてABCホールディングスへお問い合わせください」とするなら、A社の既存のプライバシーポリシーで問題ないでしょう。

反対にユーザー側の手間を省くために、内部でA社からABCホールディングス社へ転送を行う場合、A社のコンタクトフォームで問い合わせを受け付ける際に個人情報を持ち株会社と共同利用することについて同意してもらう必要があります。

採用コンテンツ

もうひとつ、会社再編後の実体に合わせた適正な取り扱いのために注意が必要なのが「採用コンテンツ」です。

持ち株会社で一括採用して、事業会社に配属するというパターンであれば採用コンテンツはABCホールディングス社のサイトに存在するべきです。

一方各事業会社で直接採用する場合は、各事業会社のサイト内に採用コンテンツがあり、そこへのリンクを持ち株会社側に設けるべきです。

大切なのは応募者が「どの会社に」就職するのか混乱しないようにすることです。

応募者が就職先を迷わない工夫が必要

ニュースなどのコンテンツ

ニュースコンテンツは採用サイトと似た性格を持っていて、ユーザーにとって「どこが(どの組織が)主体のニュースか?」ということの理解を妨げないような整理が必要になります。

存続するA社のサイトではこれまで同様にニュースを追加していきます。そして、上場企業の場合はIR情報を持ち株会社のサイトへ移行します。

新サイト(B&C社)では、合併後のニュースを追加していきます。

B社・C社それぞれの合併前のニュースへのリンクを設置し、当面の間は、B社とC社のサイトを存続させておく(アクセス可能な状態で、会社の情報はB&C社へ転送される)のが合理的です。

なお、変更前のコンテンツについては、過去の事実として正しいので社名の表記も含め当時のままで残しておくべきでしょう。

そして、B&C社の社名とドメインが浸透したころ合いを見計らって、過去の記事をアーカイブし、B社・C社のサイトをクローズしていきます。

見ず知らずの第三者にとってどう見えるか?という視点

いずれの課題も、事情を知らないユーザーにとって「どう見えるのか?」ということを基準に考える必要があります。

名刺に記載する部署名や肩書の考え方にも通じるものがあるかもしれません。

ただし、名刺を渡せる局面と違ってユーザーはWebコミュニケーションではモニターの前で誰の助けもなく一人で判断しようとしているため、間違いやストレスなしで理解できるように手助けする必要があるです。

最後にもう一つ、うっかりすると忘れがちなことがありました。

アクセス解析や広告計測の連続性

これも悩ましい問題の一つですね。

A社は既存のアカウントを継続して使うことができますがB社とC社にとっては、運用上の大きな課題です。

必要に応じて、クロスドメインによる計測を導入したり、プロファイルをコピーしてIDを保持したままドメインを入れ替えるなどの、ちょっと複雑な作業が必要になります。

継続要件を整理して専門家に相談をするとよいでしょう。

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